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E-mails20 janvier 20255 min de lecture

Vos voyageurs reçoivent le bon email au bon moment. Sans que vous leviez le petit doigt.

Confirmation, rappel check-in, codes d'accès, demande d'avis. Quatre emails par réservation, des dizaines par semaine. Si vous les envoyez encore à la main, vous perdez des heures. Ayn Booking les envoie pour vous.

Interface de gestion des e-mails automatisés

Quatre emails. Zéro intervention.

Chaque réservation déclenche une séquence de communications prévisible. Les gérer manuellement (copier-coller des modèles, vérifier les dates, envoyer les codes d'accès au bon moment) est une source d'erreurs et de perte de temps. Ayn Booking automatise les quatre moments clés :

Confirmation de réservation

Immédiat

Envoyé dès que le paiement est validé. Comprend le récapitulatif (dates, logement, montant), les prochaines étapes, et un lien vers le portail voyageur.

Rappel de check-in

J-1 à 18h

Envoyé la veille de l'arrivée. Contient l'adresse du logement (dévoilée à ce moment), les codes d'accès, le Wi-Fi, les consignes d'arrivée. Lien vers le livret d'accueil.

Rappel de check-out

Jour du départ, 8h

Envoyé le matin du départ. Rappelle les consignes de remise des clés, l'heure limite et les instructions (poubelles, fermeture, etc.).

Demande d'avis

J+2 après le départ

Envoyé deux jours après le check-out. Invite le voyageur à laisser un avis sur Google, Airbnb ou Booking.com via les liens de review configurés.

Chaque email porte votre marque

Ayn Booking fournit des templates par défaut pour chaque type d'e-mail. Chaque template est entièrement personnalisable depuis l'interface d'administration :

  • Objet du message — personnalisable avec des variables dynamiques ({{guest_name}}, {{property_name}}, {{check_in_date}}).
  • Corps du message — HTML ou texte brut. Les variables sont remplacées automatiquement par les données de la réservation.
  • Pied de page — signature personnalisable avec les coordonnées de votre conciergerie.
  • Logo — votre logo apparaît dans l'en-tête de chaque e-mail.
Éditeur de template d'e-mail avec variables dynamiques

Les variables que vous pouvez utiliser

VariableDescription
{{guest_name}}Prénom et nom du voyageur
{{property_name}}Nom du logement
{{check_in_date}}Date d'arrivée
{{check_out_date}}Date de départ
{{nights}}Nombre de nuits
{{total_amount}}Montant total TTC
{{access_code}}Code d'accès principal
{{wifi_name}}Nom du réseau Wi-Fi
{{wifi_password}}Mot de passe Wi-Fi
{{traveler_portal_link}}Lien vers le portail voyageur
{{review_links}}Liens vers les plateformes d'avis

Le propriétaire est aussi dans la boucle

En parallèle du cycle voyageur, Ayn Booking envoie des notifications aux propriétaires :

  • Nouvelle réservation — le propriétaire est informé immédiatement avec le nom du voyageur, les dates et le montant prévu.
  • Versement effectué — confirmation du transfert Stripe avec le montant net après commission.
  • Rapport mensuel — synthèse automatique avec le nombre de réservations, les revenus, et le taux d'occupation.

Chaque email est tracé

Chaque e-mail envoyé est tracé dans les logs du plugin :

  • Date et heure d'envoi.
  • Destinataire et type de notification.
  • Statut : envoyé, en file d'attente, échoué.
  • Détail de l'erreur en cas d'échec.

Pour améliorer la délivrabilité, nous recommandons d'utiliser un service SMTP externe (Brevo, Mailgun, Amazon SES) via un plugin WordPress dédié. Cela évite les problèmes de spam et de rebond liés à l'envoi natif wp_mail().

Résultat

Pour 25 biens, c'est environ 12 heures par semaine de copier-coller en moins. Et le voyageur reçoit l'info au bon moment, pas quand vous avez le temps.

Ayn Booking

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